Informations et confidentialité
SOFEC Alerte est un outil interne de SOFEC, réservé à l'information de son personnel. Il n'est accessible que depuis le réseau de l'entreprise, par des comptes nominatifs.
Qui est responsable des données
SOFEC, employeur, est responsable du traitement. Pour toute question ou demande sur vos données : l'administrateur de l'application ou le service du personnel.
À quoi sert l'outil
Prévenir rapidement le personnel par SMS (sécurité, urgences, organisation du travail, informations de service) et s'assurer que l'information est bien passée. Le suivi des réponses ne sert pas à évaluer ni à sanctionner les salariés.
Base légale : l'intérêt légitime de SOFEC à informer rapidement son personnel (article 6.1.f du RGPD). Communiquer son numéro personnel est facultatif : un salarié qui refuse est prévenu autrement, sans aucune conséquence pour lui.
Quelles données
| Qui | Données |
|---|---|
| Salariés | Prénom, nom, numéro de portable, service(s), accord pour recevoir les SMS, réponses aux messages (confirmation, oui / non) et leur heure |
| Émetteurs et administrateurs | Nom, identifiant, mot de passe (enregistré sous une forme non réversible), portable pour la double authentification, messages envoyés, connexions |
| Journal | Trace des envois, réponses, connexions et opérations d'administration |
Qui y a accès
- Les émetteurs et administrateurs habilités de SOFEC, chacun avec son compte personnel.
- OVHcloud (France), prestataire d'envoi des SMS : il reçoit uniquement le numéro et le texte de chaque SMS.
Les numéros ne sont jamais visibles entre salariés destinataires. Aucune donnée n'est vendue ni utilisée à des fins commerciales.
Combien de temps
- Messages, réponses et journal : 12 mois, puis suppression automatique.
- Fiche d'un salarié dans l'annuaire : tant qu'il fait partie du personnel ; elle est supprimée à son départ.
- Compte d'un émetteur : supprimé le jour où il quitte sa fonction ou l'entreprise.
Sécurité
Base de données entièrement chiffrée, comptes personnels, double authentification des administrateurs, blocage après des mots de passe faux, déconnexion automatique, journal non effaçable, aucun accès depuis internet.
Cookies
L'application n'utilise aucun cookie de mesure d'audience ni de publicité, et aucun service extérieur n'est chargé dans les pages. Seuls deux cookies techniques, indispensables, sont déposés ; ils sont exemptés de consentement.
| Cookie | Rôle | Durée |
|---|---|---|
session | Garde l'utilisateur connecté et protège les formulaires contre les envois déclenchés depuis un autre site | Jusqu'à la fermeture du navigateur ; déconnexion après 10 minutes sans activité |
sofec_poste | Mémorise un « poste de confiance » pour la double authentification, seulement si l'utilisateur coche la case | 30 jours |
Vos droits
Vous pouvez accéder à vos données, les faire corriger ou effacer, et vous opposer à l'utilisation de votre numéro personnel, en vous adressant à l'administrateur de l'application ou le service du personnel. Réponse sous un mois. Vous pouvez aussi adresser une réclamation à la CNIL (www.cnil.fr).
Pour les émetteurs, les règles d'utilisation sont celles de la charte d'usage remise avec leur compte. Pour les salariés, le détail figure dans la note d'information qui leur a été remise.